Sjekkliste for møter, kurs og konferanse.

Arrangerer du møter, kurs og konferanse? Det kan være lett å tenke det er ”bare” et lite møte som ikke trenger planlegging. Uansett størrelse på møtet eller konferansen vil god planlegging i forkant av arrangementet gjøre gjennomføringen desto bedre – og resultatet blir fornøyde deltakere.

Vi skreddersyr for deg - kontakt oss! >>

Vi er spesialisert på planlegging og gjennomføring av kurs og konferanser. Dette er vår hverdag, og vi vet hva man må passe på!

Sjekkliste for bestilling av møterom, kurs og konferanse:

• Antall deltakere? 
• Hvilket oppsett i møterommet?
• Klokkeslett for møtestart / slutt
• Klokkeslett for lunsj og øvrige pauser
• Har noen deltakere allergier?
• Ønsker man noe annet å spise i pausen enn frukt og kake?
• Skal pausemat serveres i fellesområder eller i møterommet?
• Er det lenge til neste måltid? Legg inn en ekstra pause, påfyll av næring er viktig for konsentrasjonen!
• Er det behov for ekstra grupperom?
• Teknisk utstyr, hva trenger møteholder?
• Skal det være muligheter for tilgang til Internett?
• Er det viktig at møterommet har vinduer / god luft?
• Trenger noen overnatting? Gi beskjed så snart som mulig for å sikre rom
• Endringer: Husk å gi beskje om eventuelle endringer i tidspunkter og antall deltakere!

Hotellguiden

Gründer Jarle Grov i HotellEvent vet hva som skal til for å ødelegge

et julebord eller få utenlandske gjester til ikke å trives i Norge.

Jarle Grov (41) har utpregede hotellgener. Storebroren driver Hotel Alexandra i Loen. Vegg i vegg drifter brorens kone Hotel Loenfjord, mens hans lillebror med samboer sørger for at Wadahl Høgfjellshotell på Gålå får tilbake heder og ære. Og i tillegg til å løpe rundt i hotellkorridorer fra barnsben av, har Grov ti års karriere i Rezidor og det som nå heter Radisson Blu.

I utgangspunktet ble jeg ansatt av min familie for å skaffe gjester til deres hoteller, men alle kan ikke reise så langt, så derfor har jeg utvidet konseptet litt, sier Hotellevent gründeren.

Han liker å arrangere opplegg som er utenfor det vanlige. Det begynte han med i ung alder. Grov var resepsjonist på Richards Hotell i Loen, og ville tilby gjestene det lille ekstra. Dette var lenge før raftingflåtene kom hit til lands, men Grov visste råd. Han gikk til nærmeste bensinstasjon og kjøpte en gummibåt til 250 kroner, pumpet den opp og lokket to italienere til å bli med på båttur ned Loelva. Vi kjørte på en stein og båten revnet. Da stupte italienerne i elven. Det var mamma mia og alt det der.

Det ble ingen ubetinget suksess, mimrer Grov.

Hva er hemmeligheten bak en arrangementssuksess?

Det kommer an på hva du vil oppnå. Det gjelder å velge riktig hotell og aktiviteter ut fra målet med turen.

Julebord og kick-off i grøften Den klassiske feilen mange bedrifter gjør, skjer i julebordstiden. De reiser til et hotell som er valgt av en arrangementskomité eller regnskapsavdelingen ved nærmest en tilfeldighet. Der serveres det mye god mat og litt for mye godt drikke, uten at det er noen annen tanke bak enn at de ansatte skal ha det hyggelig. Det går sjelden bra. Mitt råd er å legge inn noen aktiviteter i frisk luft. I slike tilfeller er det enkleste ofte det beste, og en enkel aktivitet i ski- eller i akebakken kan være nøkkelen til suksess, tipser han.

Hvor skal norske bedrifter ta med sine utenlandske kunder?

Ikke send dem inn i granskauen! Vis dem heller spektakulær norsk natur som på Vestlandet eller i Nord Norge. Det er mange fine hoteller på Østlandet, men det er ikke dit du tar med dine utenlandske gjester. La dem for eksempel prøve kiting på vidda. Det er veldig effektfullt.

Hva er ditt råd til bedrifter som arrangerer kick off og alle er lykkelige i helgen. Tilbake på jobb mandag er alt som normal …

Dette er en kjent problemstilling. Mitt første råd er ikke å servere for mye alkohol. Legg heller opp til teambuilding, som for eksempel femkamp hvor lagene konkurrerer mot hverandre. Jeg arrangerer akkurat et slikt opplegg nå. Da er det lagt opp til faglig prat på dagen etterfulgt av noen timer med teambuilding på ettermiddagen. På kvelden er det middag og premiering, sier Grov, som plutselig retter pekefingeren i været:

Og i slike tilfeller er det gull å ha med kunder og leverandører i tillegg. Det roer ned de ansatte og er positivt for alle parter.

Dra hjelp av familien.

Grov har omsatt for en drøy halv million kroner de første syv månedene han har vært i ilden. Han legger ikke skjul på at markedet hadde vært mye tøffere om han ikke hadde innpass hos sin familie, men samtidig har forretningsideen hans vært en drøm siden han var ung:

– Da jeg jobbet i Rezidor, hadde jeg et internt eventbyrå som leverte gjester til Rezidorhotellene. Nå har jeg også begynt i det små, men allerede neste år regner jeg med å ha flere kunder enn hotellene til min egen familie.

Hva er ambisjonene dine?

Om noen år er vi flere ansatte. Gyro er landets største eventbyrå med en omsetning på nesten 190 millioner kroner. Det er mitt mål også, sier han ubeskjedent.

Men kurs og konferansemarkedet har fått seg en finanskrise knekk. Likevel er du optimistisk…

De konferansene som bedriftene må ha, går som planlagt. Det er familieturene som droppes. Og vi har færre incentive turer fra utlandet, men ellers går det forbausende bra, påstår Grov. Han snakker om «sine» tre hoteller. I juli snudde det og nå er det bedre enn i fjor hos alle tre. Men våren var tøff.

Vinteren ser veldig bra ut. Mye, mye bedre enn i fjor, spesielt på Wadahl. Jeg vet jo ikke om det skyldes meg, men jeg tror det, sier hotellguiden.